Transparente Abwesenheitsplanung per App auf dem Shopfloor

Die EVO Informationssysteme GmbH entwickelt ERP- und Produktionssoftware für Industrieunternehmen. In vielen Fertigungsbetrieben erfolgt die Abwesenheits- und Urlaubsplanung der Mitarbeiter weiterhin über Excel-Ausdrucke oder manuelle Wandkalender. Diese Lösungen sind häufig nicht aktuell, abteilungsbezogen isoliert und nur eingeschränkt zugänglich.

Die Folge sind unvollständige Informationen über Verfügbarkeiten von Mitarbeitern, insbesondere auf der Shopfloor-Ebene. Für Schicht-, Einsatz- und Arbeitsplanung bedeutet dies einen erhöhten Abstimmungsaufwand sowie zusätzliche Rückfragen zwischen Büro und Produktion.

Ziel: Einheitliche und aktuelle Informationen am Ort des Bedarfs
Ziel war es, Abwesenheitsinformationen dort bereitzustellen, wo sie im operativen Alltag benötigt werden: direkt in der Produktion und gleichzeitig im Büro. Die Transparenz über Anwesenheiten sollte verbessert, Medienbrüche vermieden und die Personalplanung systemgestützt vereinheitlicht werden.

Darüber hinaus sollte die Lösung ohne zusätzliche Inselsysteme auskommen und in bestehende ERP- und Zeiterfassungssysteme integrierbar sein.

Technische Lösung: App-basierte Abwesenheitsplanung
EVO stellte die Abwesenheitsplanung ihrer Software-Suite als eigenständige App-Version zur Verfügung. Die neue App „Abwesenheitsplaner“ ergänzt die bisherigen Desktop-Zugriffe im ERP-System EVOcompetition und im Personalzeiterfassungssystem EVOworkforce.

Die App ermöglicht den Zugriff auf Abwesenheitsdaten über Touch-PCs, Tablets und große Shopfloor-Monitore. Mitarbeiter und Führungskräfte können die An- und Abwesenheiten im Jahreskalender einsehen, unabhängig davon, ob sie im Büro oder in der Produktion arbeiten.

Ein wesentliches Auswahlkriterium war die Interaktivität der Anwendung. Anwesenheiten und Abwesenheiten werden tagesgenau visualisiert. In Verbindung mit der optionalen PZE-App können Urlaubsanträge direkt über das System eingereicht werden.

Umsetzung und Nutzung im Arbeitsalltag
Die App ist flexibel einsetzbar und für unterschiedliche Endgeräte ausgelegt. Sie wird sowohl stationär auf Shopfloor-Monitoren als auch mobil auf Tablets genutzt. Dadurch stehen aktuelle Informationen zur Mitarbeiterverfügbarkeit jederzeit systemweit zur Verfügung.

Durch die Integration in die bestehende Software-Suite entfällt die Pflege paralleler Behelfslösungen. Alle relevanten Daten werden aus einer zentralen Datenbasis gespeist und einheitlich dargestellt.

Ergebnisse und organisatorischer Nutzen
Die appbasierte Abwesenheitsplanung erleichtert die tägliche Einsatz-, Arbeits- und Urlaubsplanung. Rückfragen zwischen Abteilungen werden reduziert, da Informationen transparent und aktuell verfügbar sind. Gleichzeitig verbessert sich der Informationsfluss zwischen Büro und Produktion.

Ohne zusätzliche Programme erhalten Unternehmen eine konsistente Sicht auf Personalverfügbarkeiten. Die Lösung unterstützt damit eine strukturierte Personalplanung auf Shopfloor-Ebene und trägt als funktionaler Baustein zur schrittweisen Umsetzung der Digitalen Fabrik bei.

Abschaffung von Insellösungen
Mit der App verfolgt EVO das Ziel, manuelle Behelfslösungen abzulösen und ein durchgängiges, systemgestütztes Datenfundament bereitzustellen. Die Abwesenheitsplanung wird so zu einem integrierten Bestandteil der digitalen Produktionsorganisation.

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